ある日のこと「実はわたし、社長に褒められたんです。ありがとうございました。」

これは先日、ビジネスホンを更新したあるお得意様の女子事務員からのお礼の言葉です。
「えっ！あの気難しい社長に褒められた！？どんなことで？」
それにどうして私がお礼を言われるのか、全く分かりませんでした。

何故？
その秘密は、ビジネスホンの《ある機能》にあったのです。
このお得意様とは20数年来のお付き合いをさせて頂き、先日社員が増え電話機を増設することになったとき、社長に更新のお願いをしたのです。

「社長、今の電話、新機種に変更していただけませんか？今の電話は最新の機能がいっぱいですよ！」
社長「まだまだ使えるので、このままでいいよ。電話は通話できればそれでいいから、最新の機能なんか当社には必要ない」とのこと。
「５年リースも終わってかなり経ちますので、この機会に更新して頂けないですか？」と無理を言って購入して頂きました。

工事担当者には、社長が「あまり面倒な機能は必要ない」と言っているので、余計なことをして社長の機嫌を損ねるなと指示を出しました。

そして無事、切り替え工事を終わって使い方の説明をし始めたときです。
女子事務員さんからの手厳しい一言が・・・

その一言がこの会社の業績UPの力となっていったのです。

女子事務員さんが言った、その一言とは？

女子事務員「会社の電話って大きいくせに携帯電話より機能も無いし、今までと変わってないんじゃない、それなら不便よね！」

この一言が当社の工事担当者(松田)の職人根性に火をつけました。

松田「お宅の社長さんが電話は通話できればそれでいい、余計な機能は煩わしいので使わないと言っていたので、ほとんど新しい機能のデータは入れておりません。」

事務員さん「社長は電話を直接受けることは無いので通話ができればいいと言ったんでしょうけど、実際には私達が電話を受けるので、役に立つ機能があれば教えて欲しいし、そのデータも設定してください。」

松田「分かりました」

事務員さん「ところでどんな機能があるの？」

松田「色々あるので順を追って説明します。」
松田は最新機能を順番に説明しました。

事務員さん「へ～！今のビジネスホンはこんな事まで出来るようになっているんだ！これなら携帯電話も真っ青ね！さっきの言葉取り消すわ」

他の事務員さん「この機能は便利よね、これも絶対役立つ機能、これも使えるようにしてもらいたいわ」

松田「これはオプションなんで・・・」

事務員さん「いいわ、社長を説得して追加してもらうから」

…と、こんなやり取りがあり、ビジネスホンを更新し女子事務員さんが、いつもの業績にどう役立てて社長に褒められたのか？その秘密をお聞きしましたので公開します。

【わたしが褒められた１１＋１の秘密】

秘密その１紙の伝言メモを社内から全てなくした
わたしの会社では社長や担当者が留守の時、お客様からの伝言をメモし机上に置くのが通例でした。しかし、そのメモが他の書類の下になったり、風で飛んだりして社長や担当者が気づくのが遅くなり、お客様にお叱りを受けることが多くありました。
こんなとき、社長や担当者のボタンを押すだけでお客様との通話が録音されます。
外出から戻った社長や担当者は自席の電話で再生ボタンを押すだけでお客様の生の声を聞くことが出来ます。
こうして､今までの伝言メモには表せなかったお客様の感情までもが伝わることになりました。
もちろん数量や色、型番などの聞き間違いがなくなり、素早い対応が可能となりました。
お客様への聞き直しもなくなり、とても評判がよくなりました。
 

秘密その２ 緊急の場合はその場で転送することに
「急いで連絡してくれ」お客様からの急ぎの電話、すぐさま担当者の携帯へその旨を伝える。
担当者がすぐに対応してくれれば良いですが、５分～10分を連絡が遅れると「急いでと言ったろう」とお客様のお叱りの電話が掛かってきます。
こんなとき担当者のボタンをワンタッチですぐに繋ぐことが出来ます。
素早い対応にお客様の満足度は上がるばかりです。
 

秘密その３受ける前に相手がわかるので対応が万全に
NTTナンバーディスプレイを利用すると着信時に相手が表示されますので、非通知で掛けてくる怪しげな相手を社長に繋いで怒られることもなくなりました。
まだ慣れていませんが「○○様、いつもありがとうございます。」と相手が名乗る前にお話をするとお客様はびっくりされますが、悪い気はしないようでここでも大変評判がいいです。
 

秘密その４  通話料金削減も出来た
これを機会にIP電話やひかり電話の接続も行ったので、基本料金はもちろん通話料金も大幅に削減できることになりました。
また、携帯電話の通話料金を削減するのに番号の前に“0036”を付けて掛けていましたが、今は普通に090から掛けられ自動的に番号が付加され料金削減にも随分役立っているようです。
 

秘密その5　 相手を７つのグループに分けた
発信者識別着信システムというと難しい言葉ですが、いたって簡単。いつも掛かってくる重要なお客様や一般客、社員などを７つのグループに分けることで、それぞれの着信が音や色でわかるのでとても便利です。
留守番電話機能も充実していてグループごとに対応できました。
 

秘密その6発信・着信履歴がわかるので再発信が楽に
今まで出来なかった携帯電話のような発信・着信履歴がとれ、電話長登録も簡単操作で携帯並みにできます。
一度登録すれば、その方から掛かってきた電話は名前で表示されます。
 

秘密その７電話機が警備までできる
センサー付の電話機や他のアンサーを接続できるので社内の警備にも電話が一役買っています。
センサーが感知すると外部に自動通報し、周囲の音をモニターし音声威嚇までできるのでまるで警備員を雇っているようで安心です。
実はうちの社長、警備会社と契約しようと思っていたそうなんです。
 

秘密その８お待たせメロディー
事務所に一人になった時に限って一度に何本もの電話がかかってくる事があり、対応におおわらわになることがしばしばあったのですが・・・
今は「お待たせ」ボタンを押すだけでお客様の「随分出るのが遅いのね」の苦情もなくなりました。
 

秘密その９FAXの受信が一目で分かる
ファクシミリが私の席から離れているので受信に気づくのが遅かったのが、今は目の前の電話機で受信が確認できるのでとても助かります。
 

秘密その１０電話機をモニターにした
これはオプションだったので社長を説得して付けて頂きました。
当社は倉庫が少し離れたところにあり、その状況を確認したく監視カメラがあればいいのにと思っていたのですが、なんと電話機がモニターになるので目の前で確認できるのでとても助かります。
また玄関にもカメラを設置したことで来客がすぐ確認できるようになりました。
 

秘密その１１電話で簡易メール送信も
これもオプションだったのですが社員もこれは良いと賛成してくれ導入した機能です。
あらかじめ登録してある「電話下さい」「連絡下さい」などの簡易メールを電話のボタンを押すだけで担当者に送信できます。
会議中とか運転中にメールだと安心して送信できますよね。
 

そして＋１の秘密とは…？
ついにパソコン電話とが連動する・・
これはCTIといって着信と同時にパソコンと電話機が連動し顧客情報を表示する機能です。
私の会社はいまこれに向け動き出しているところです。

他にも役立つ機能が沢山ありましたが、これらの機能はよく考えてみるとお客様第一と考えているわが社にぴったりの機能だったのではないかと思います。

こんな事できれば良いのにと漠然と思っていましたが、ここまでビジネスホンが進化し業務に役立つとは思いませんでした。
そして、信じられないことにいつの間にか売り上げが伸びていたのです。
こうして私はビジネスホンの機能を使い会社の業務を改善し、売上UPに貢献したとして入社以来はじめて社長に褒められました。

この工事が終わってからひと月位たったある日、そこの社長にお会いした時
「アイエスさん、いい電話に替えてくれて助かったよ」
「お客様の伝言は再生ボタン一つで生の声が聞けるし、急ぎの電話は私の携帯にすぐ繋いでもらえるし、なかなか役立っているよ。」
「お客からの評判もよくて売上げも順調に伸びているよ」
「こんなことならもっと早く替えればよかったな」とありがたい言葉を頂戴しました。
本当に電話屋冥利に尽きる出来事でした。

下記の方々が既にご購入され、これら機能を使って業務改善を行っています。

北海道拓殖バス㈱様・森設備工業㈱様・帯広管工事協同組合様
堀口労務行政事務所様・藤井管工㈱様・中札内農協農産物加工施設様

きたの歯科クリニック様・つくし幼稚園様・いのうえ歯科様
㈱北弘電社帯広支社様・岡田設計㈱帯広営業所様・旭山学園せせらぎ荘様
帯広ﾚﾃﾞｨｽｸﾘﾆｯｸ様・帯広鋼板㈱様・青田功芸㈱様・野村葬斎場様・加藤建装㈱様　
奥周産業㈱様・国島綿行㈱様・菅野電設㈱様・トップス㈱様・㈱ﾃｲｷｮｳ様
ジャパン建材㈱様・ﾏﾙﾊﾁ軽金属㈱様・その他多数の事業所、工場、病院・
社会福祉法人、など・・・ 

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